تردفترلرلومخکي، ددفترسم موقیعت ډېر مهم دئ. ددفتر موقیعت ددفتر په کامیابي او ناکامي کښي ډېر مهم رول لري. که دفترپه سم موقیعت کښي واقع نه وي، نو هم کارمندانو ته او هم مشتریانو ته ستونزي جوړوي. که چیري دفتر په سم موقیعت کښي وي خو دننه ساختماني اوتخنیکي ستونزي ولري، بیا هم دکارمندانو پر مفدیت او مؤثریت سخت تاثیر کوي.ددفتر مدیر باید ددفتر دموقیعت دانتخاب پرمهال لاندي نقطو ته توجه وکړي:

1- نورو مربوط دفترونو ته نزدې والی

2- دخدماتي سهولتونو سته والی

3- دترانسپورټي خدماتو سته والی 

4- غولی/ازاده ساحه او پارکینک/دموټر درولوځای درلودل 

5- څو خونې ئې لمراوڅو خوني ئې سایې ته دي؟ ایا خوني خوبه نم نه کوي؟ خوني دزلزلې، باران او واوري په مقابل کښي ازمایل سوي، مقاومت لري اوکه یا؟ ایا په خونو چوکۍ او میزونه په اساني سره داخلیږي که باید دروازې او کلکینان ئې وخيژي.

6- دشا او خوا اوسېدونکي څنګه خلګ دي؟ ایا همکار، پاک نفس خلګ او که غله دي؟

7- دفترته نزدې دخرابواوبوډم، دغوماشوسته والی، دسپیانوغپا، بدبوی، دموټرانوغرهاري اوداسي نوري ستونزي باید مخکي له مخکي په نظر کښي نیول سوی وي.

کله چي مو دپورته ټکو سره سم دفتر انتخاب کړ،ددفترمدیرباید کوښښ وکړي چي ددفتر نظافت پاک وساتي، هري خوني ته باید په پوره اندازه هوا،مصنوعي او طبعي روښنايي داخل او خارج سي، حفظ الصحه باید مراعت سي، تشنابونه باید هره ورځ په مربوطه دوا ومینځل سي،غالمغال او په لوړ اواز خبري باید کنترول سوي وي.

ددفتر فرنېجر، سامان الات او قرطاسیه:

کله چي مو ددفتردموقیعت په اړه پرېکړ وسوه، ورپسې ددفتر مدیر باید ددفتر پر فرنېچر اوپرهغو ضروري سامان الاتو باندي فکر وکړي چي هره ورځ په دفتر کښي استعمالیږي. ددفتردفرنېچردرانیولوپرمهال باید ډیزاین، داستعمال ددوام موده، منفعت، دځای نیولو اندازه، وزن، شکل اوحفاظت ئې په نظر کښي ونیسئ:

دفتري فرنېچر لاندي څلور ډولونه لري:

1- ګران فرنېچر(Executive):دغه ډول فرنېچردلوړ رتبه مدیرانو له پاره دهغوی له ذوق سره سم رانیول کیږي.

2- ځانګړی فرنېچر(Special):ځیني فرنېچردخاصوهدفونو له پاره رانیول کیږي لکه دمېلمستیا خاص مېزونه، یا دتفریحي خوني مربوط فرنېچر.

3- طبیعي/ساده فرنېچر(Built-in):دغه ډول فرنېچر ارزان اواقتصادي وي، لږځای نیسي. ددوسیو ايښودلو المارۍ ئې ښه مثال کېدای سي.

4- عمومي اداري فرنېچر(General clerical tables:)دغه ډول فرنېچر دکار په ماهیت پوري مربوط کیږي چي عموماً مېزونه پکښي راځي. دمحاسبې مامور یو اوږد مېز ته ضرورت لري خو کمپیوټر کار ته یو کوچنی مېزپه کار دئ. چوکیدار ته یوازي یوه ساده چوکۍ ضرور ده مګر یو مامور بیا مېز ته هم ضروت لري. 

ددفتر مدیر باید په دې پوه وي چي ددفتر له پاره کوم ډول فرنېچر ضرور او دوی ته اقتصادي تمامیږي.

ددفتر قرطاسیه هم ددفتر په تنظیم کښي مهم رول لري. دقرطاسیې څخه مطلب کاغد، قلم، پنسل، چاپ سوي پاڼي، رنګ، پوښونه، کاربون، دحساب ماشین، سټپلر، دسټپلر دانې اوداسي نوردي. ددفتر مدیر دقرطاسیې کیفیت، مصرف او ساتني ته باید هر وخت پاملرنه وکړي او ددفتر کارمندانو ته باید  داسي روحیه ورکړي چي یو کارمند او شعبه باید  دبل کارمند او شعبې قرطاسیه بېله اجازې کار نه کړي. قرطاسیه باید په خپل مشخص ځای کښي ځای پر ځای سوې وي. په افغانستان کښي دود داسي دئ چي ټول قرطاسیه دکاري مېز پر سرپرته وي، په دولتي ریاستونو او وزارتونو کښي خو قرطاسیه یا نه وي او یا دمیز پر سر سره پاشلې وي. مسلکي لاره ئې داده چي قرطاسیه دمېز په جابو کښي ځای پرځای سي او بیا کار ورڅخه واخیستل سي. که تاسو داسي وکړئ بیا به داشکایت نه کوئ چي ستاسوقلم، دحساب ماشین او سټپلر مو یوچا درڅخه وړی دئ یعني که تاسو دمېز په جابه کښي خپله قرطاسیه وساتئ، نور کارمندان  نه سي کولای چي ستاسو قرطاسیه غلا کړي. 

دفتري چاپیریال:دښه دفتري چاپیریال رامنځ ته کولو له پاره باید (۱) ددفتر له پاره پوره روښنايي، (۲)رطوبت، (۳)غالمغال، (۴)داخلي ښکلا،(۵) درنګونو انتخاب (۶)حفظ الصحه او نظافت په نظر کښي ونیول سي.

دفتر ته باید داسي داخلي ښکلا ورکوله سي چي دکارمندانو پر رواني حالت مثبت تاثیر وکړي. ځیني داسي رنګونه سته چي سړی ورته وګوري، ډېر بد تاثیر پر کوي. ددفتردشبعو لوحې باید په هغه ژبه وي چی کارمندان په پوهیږي، زینې او غولی باید ډېر ښوی نه وي چي یوڅوک پکښي غوځار نه سي. که ښوی وي، باید یو بل شی پکښي هوار سي. 

څېړونو ثبوت کړې ده چي رنګونه دکارمندانو پر مؤثریت او مفدیت باندي مثبت تاثیرلري اوددماغ په دننه کښي ښه احساساتو ته حرکت ورکوي چي دسړي پر کار شوق راځي نو بایدددفتر مدیر په شعبو کښي مناسب رنګونه کار کړي.

کله چي دفتر ښه جوړ سي، دانو بیا دکارمندانو او مربوط مامور مسؤلیت دئ چي ددفترنظافت ته توجه وکړي، ناوړي بې ځایه توف نه کړي، په تشناب دننه کښي اخلاقي اصول مراعت کړي، په شعبه کښي سګرېټ ونه لګوي ځکه چي دنورو کارمندانو له پاره هوا خرابیږي. ددفتر مدیر باید ملازم ته وظیفه ورکړي چی ددفتر شعبې،تشنابونه او غولی په منظم ډول پاک کړي، بې ځایه کاغذونه ټول سي، ددفتر دتړلو پر مهال دمچانو اونورو حشراتو ضد دوا له مهال وېش سره سم ووهل سي، سهار وختي باید کړکۍ خلاصي سي چي تازه هوا دننه سي او کوښښ وسي چي یوه سمه معیاري سپرې ووهل سي.

غالمغال هم په خپل وار دکارمندانو پر مؤثریت تاثیرلري. په کوم دفتر کښي چي داخلي یا خارجي غالمغال وي، دکارمندانو څخه غلطۍ کیږي چي پر تولیداتو او خدماتو باندي منفي تاثیرلري. دداخلي غالمغال مخنیوي یوڅه اسانهدئ؛ کارمندان مو پوه کړئ چي په ټلیفون کښي په زوره او غیررسمي خبري ونه کړي، دروازه کراره خلاصه کړي یعني دداخلي غالمغال له پاره باید یوه پالیسي وي. دخارجي غالمغال چاره خو باید ددفتر دموقیعت دانتخاب پر مهال لا سوې وي ځکه چي تاسو هیچا ته نه سئ ویلای چي په موټر ارنګ مه وهئ، ماشینونو مو بند کړئ یا داسي نور. ددفتر له پاره پوره روښنايي او رطوبت هم باید ددفتر دمؤقیت پر مهال په نظر کښي نیول سوی وي.

په دوسیو پوهیدل: 

دوسیه د اداري پروسې له ټولو ترکیب او ترتیب سوواسنادو څخه عبارت ده چي کود او مشخص رمز هم لري. 

یوه دوسیه باید: بشپړه، مستنده،ثبت سوې، دواقعیت بیانوونکې او شفافه وي.

په دوسیه کښي باید همیشه تازه اوداړتیا وړ معلومات په منظم ډول ځای پر ځای سوی وي.

د دوسیې له لاري کولای سو د کار پروسه نورو ته وسپارو ( که تاسو د یو وخت له پاره دفتر پریږدئ یا رخصت اخلئ) د دوسیې  له لارې یوه پروسه روښانه کیږي، نور همکاران هم هغې ته لاس رسی پیداکولای سي ځکه موضوعات یوازي ستاسي په دماغونو کښي نه پاته کیږي. په دوسیه کښي ځای پر ځای سوي اسناد ستاسوسره دخبرو کولو پر مهال مرسته کوي چي داسناد له مخي وږغېږئ. تاسو کولای سئ دوسیې د چیک کولو په واسطه ددفتردخدماتو اوتولیداتو له پروسې څخه څارنه وکړئ.

د دوسیې ترتیب دوې ځانګړي قاعدې لري چي په دغو قاعدو کښي ښودل کیږي چي څرنګه مختلف مکتوبونه ، ترتیب او دوسیه ورته واچوله سي. په یاد ولرئ چي: 

– هره دوسیه باید یو ثابت ځای ولري.

– هره دوسیه باید په داسی شکل علامه ګذاري سي چي له دفتر څخه دباندی کسانو لپاره ستونزي پیدا نه کړي.

– د اسنادوددوسیې ترتیب باید منظم وي.

– د اړتیا وړ اسناد باید په اساني سره په دوسیه کښي پیداسي .

دفتري راپور: افهام او تفهیم ددفتري مدیر یوه اساسي وظیفه ده. ددفتر مدیر باید وکولای سي چي خپلو مشتریانو او لوړرتبه مسؤلینو ته په شفاهي او لیکلي ډول قناعت ورکړي اودخپلو فعالیتونوراپور هم ددفتردننه او هم دباندي شریک کړي.دراپور لیکل معیاري جوړښت لري چي لاندي مي یو په یو تشریح کړی دئ.

د (report) کلمه په مخلتفو علومو کښي رنګا رنګ معنی ګاني او ډولونه لري. په منېجمینټ کښي داسي تعریفیږي:

دیو مشاهده سوي، اورېدل، اجرا او څېړل سوي فعالیت، کار، حالت یا پېښې په اړه تشریحي لیکل سوي سند ورکولو ته راپور ویل کیږي. یا ديوې پيښي یا حالت هغه تشریحي معلومات چي دڅېړني او پلټني له مخي راټول سوي وي، راپور ورته ویل کیږي. راپورډېر ډولونه لري او په مختلفو علومو کښي په مختلف ډول لیکل کیږي.‎ لکه: دفروشاتو راپور، کلنی راپور، دحسابدهي(auditing) راپور، دعوایدو راپور، دمصارفو راپور، مالي راپور اوداسي نور. زه دلته دهر راپور پر جوړښت اوډولونه نه ږغېږم بلکي دراپور پر عمومي اناټومي(جوړښت) باندي خبري کوم.

دراپور لیکولوجوړښت یا اناټومي Report Structure/Anatomy: یو مسلکي راپور باید دغه لاندي برخي ولري:

• دراپور سرلیک پاڼه Title Page :دراپور سرلیک پاڼه باید د(څه شي) سوال ته جواب ووايي. دراپورسرلیک باید لنډ، معلوماتي، درست او اساسي نقطې پکښي نغښتي وي. کوښښ وکړئ چي په سرلیک کښي له مخففاتو څخه کار وانه خلئ. په دې برخه کښي دراپور دلیکلو ځای، نېټه اودلیکوال نوم راځي.

• لیکلوالAuthor:راپور چا لیکلی دئ؟ دغه برخه دسرلیک پاڼي یوه برخه ده. دلته دراپور دلیکوونکي نوم ور واچوئ.
• خلاصهAbstract:کله چي ټول کار خلاص سو نو بیا دراپور خلاصه ولیکئ او په سر کښي ئې ځای پر ځای کړئ. دلوړي سطحې منېجران ډېر مصروف دي، شاید دوی ستاسي ټول راپور ونه وايي خو خلاصه ئې حتماً وايي او باید وې ووايي. په دغه برخه کښي، دراپور دهري برخي خلاصه په یوې یا دوو جملو کښي بیان کړئ چي وکولای سئ ټول راپور دلته په ډېر لنډډول تشریح کړئ . ښه خبره داه چي خُلاصه په ۳۵۰لغاتونو کښي خلاصه کړئ.

• کور ودانی:Acknowledgement په دغه برخه کښي له هغه چا څخ مننه وکړئ چي دراپور په لیکلو او یا دمعلوماتو په راټولو کښي ئې ستاسو سره کومک کړي وي.

• فهرستTable of Contents:يو واضح فهرست جوړ کړئ چي دلوستوونکو سره دمعلوماتو په پیداکولو او لووستلو کښي کومک وکړي.

• معرفت Introduction : اوس دراپور دلیکلواصلي برخه شروع کیږي. په معرفت کښي تاسو پر اصلي موضوع یا مسئله باندي وږغېږئ. دراپور پس منظر، هدفونه، محدودیتونه،فواید او نور داسي څه تشریح کړئ چي دلووستونکو له پاره ګټور وي.

• بحثDiscussion :بحث دراپور اصلي برخه ده. دغه برخه ډاټا او هغه ټولي بریاوي(findings) میتودولوژي، اړیکي او دارپور نتیجه روښانه، تحلیل او ارزیابي کوي. په دې برخه کښي زیات کوښښ وکړئ چي خپل مواد پر منطقي ترتیب سره برابر کړئ. واضح اوڅرګند الفاظ وکاروئ اوروښانه مثالونه ورکړئ.

• پای: Conclusionپه دې برخه کښي نوی مسائل باید معرفي نه سي. دبحث پورته برخه په دغه برخه کښي پای ته ورسوئ چي څه شي مو پیدا کړل؟ اساسي ټکي څه ول؟ او څه باید په یاد وساتو؟

• سپارښتRecommendation : تر (پای) وروسته نور ستاسو راپور خلاص دئ. ټول راپورونه دغه د (سپارښتني)برخه نه لري. کله چي تاسو دغه برخه په خپل راپور کښي راولئ، نو خپل منطقې نظریې، پیشنهادونه ورکړئ او هغه اقدام چي باید وسي، هم دلته ئې یاد کړئ.

• ماخذReference :دهغومنابعو څخه یادونه وکړئ چي تاسو دراپور په لیکلو کښي ورڅخه کاراخیتسئ دئ.
• ضمایم Appendices: اضافه، مربوط او حمایه کوونکي معلومات دراپور په پای کښي ضمیمه کړئ.
• مکتوبTransmittal document: کله چي راپورټول بشپړه سو، نو په سر کښې ئې یو مکتوب هم ورکول کیږي. دغه مکتوب دارپور یوه برخه نه ده مګر ورسره ملګری وي چي راپور په لووستوونکي پور مربوطوي او دراپور ویلوته ئې رابلي .

دراپورلیکلو سبک Style: راپور لیکل باید دلاندي سبک سره سم ولیکل سي:

• پاراګراف: هر پاراګراف باید یو نظر واضح کړي، یا یو نظر دیوه پاراګراف او یو پاراګراف دیوه نظر له پاره.

• دپاراګراف لومړی جمله دپاراګراف اساسی نظریه(main idea) ده. نوري جملي ئې حمایه کوونکي جملې دي چي اساسي نظر تائيد او حمایه کوي.

• زمانه: دمجهول فعل څخه کار واخلئ. د (زه، موږ او تاI. We and you) ضمیرونه مه کاروئ. ددې جملې پر ځای (زه په دې باور یم چي…) شاید داسي ووایاست چي (ددې راپور لیکوال په دې بارو دئ چي…)
• ټول صفحې باید شماره ولري.

• ټولو سرلیکونو ته (بېله عمومي سرلیک) شمارې (numbering) ورکړئ.

• رسمي ژبه کار کړئ.

• دراپور لیکلو معیاري ساختمان(Structure) ته احترام ولرئ.

• دجملو ګرامر او هجا (Spelling) باید صحیح وي.

• دامکان ترحده دلنډو جملو څخه کار واخلئ.

• دبې ځایه مخففاتو څخه ډډه وکړئ یا مخففات او اکرانیمونو(acronym) باید په سر کښي تشریح کړئ.

• خپل لووستونکي مو باید په نظر کښي نیولي وي.

• هغه څه مه تکراروئ چي لووستونکي ورباندي پوهیږي.

• دراپور لیکلو اساسي هدف باید دمعلوماتو وړاندي کول وي، نه دلووستوونکو سات ورتېرول وي.

• فرعي عنوانونه هم باید دراپور لیکلو د اناټومي سره سم ورکول سي.

• خپل راپور دتصحیح له پاره یو وار بیا ولولئ. ددغه کار له پاره دنورو باوري کسانو څخه همکاري وغواړئ.

• په پای کښي وګورئ چي راپور مو دلیدلو او ویلووړ دئ اوکه سمون ته اړتیا لري.

دفتري سیاست او غیبت:

دلته دسیاست او غیبت پر اصطلاح نه ږغېږم ځکه چي هرڅوک په پوه دئ خو دفتري سیاست او غیبت په هره کاري مؤسسه کښي سته.

دفتري سیاست دامعنی چي مدیر ته ورسپارل سوی صلاحیت هره ورځ څنګه نتیجه ورکوي. دفتري سیاست ددفتري ځواک اواجتماعي شبکې استعمالولو ته ویل کیږي چي ددې په وسیله سره یو دفتري مدیرکولای سي چي بدلون رامنځ ته کړي اودمؤسسې ګټي تر لاسه کړي. ددفتري سیاست له لاري، ددفتر مدیر باید پر خپلو کارمندانو باندي تاثیر او نفود ولري. مثبت دفتري سیاست دکارمندانو مؤثریت ډېروي، بدلون چټک کیږي او دمؤسسو ګټو ته ځان رسوي. 

کېدای سي چي په مؤسسه کښي افراد او ګروپونه ددفتر په سیاست کښي داخل سي اوددفتر له امکانانوڅخه دخپل ځان په ګټه کار وکړي چي دې ته بیا منفي دفتري سیاست وايي اودادمؤسسې په سخت تاوان تمامیږي. مسلکي دفتري مدیر باید ددغسي دفتري سیاست مخنیوی وکړي. مهمه داده چي دمؤسسې کُلي سیاست په نظر کښي ونیول سي او له هغه سره سم دفتري سیاسي فضا رامنځ ته سي.دفتري سیاست ستاسو دتولیداتي ماشین تېل دي چي ستاسو مؤسسه دوامداره درته ساتي. که چیری دفتري سیاست له منجېجمینټ څخه افرادو ته انتقال سي، نو به حتماً دنورو کارمندانو په منځ کښي دمؤسسې پر ضد دغیبت کولو زمینه برابریږي. 

منفي دفتري سیاست هغه مهال رامنځ ته کیږي کله چي کارمندان وغواړي چي ورکړل سوی صلاحیت غلط استعمال کړي چي په مؤسسه کښي دنورو توجه ځان ته ور واړوي او په دغه ډول ځان مشهور کړي. ځینی کارمندان غواړي چي دنورو کارمندانو په تاوان ځان رئیس ته مؤثر ثابت کړي خو که تاسو واقعي دفتري مدیران یاست،باید ددغسي سلکوک مخنیوی وکړئ.

غلط دفتري سیاست دکارمندانو مؤثریت کموي او مؤسسه له تاوان سره مخ کوي. کله چی ستاسو په دفتر کښي غلط سیاست خپور سو نو بیا دکارمندانو څخه توقع مه کوئ چي پر کار تمرکز وکړي ځکه چي همدغه غلط دفتري سیاست ستاسو دکارمندانو فکر ورخرابوي او په نتیحه کښي یو په بل پسي دفتري غیبت شروع کیږي. ددفتر مدیران او کارمندان باید په یاد ولري چي دفترورته دښه کار په مقابل کښي معاش ورکوي نه داچي دوی غلط دفتري سیاست رامنځ ته  کړي. 

دغلط دفتري سیاست په نتیجه کښي همکاران په دښمنانو بدلیږي، کارمندان بیا له بل سره کومک نه کوي ځکه چي دباور فضا دهمدغه غلط دفتري سیاست په نتیجه کښي له منځه ځي. غلط دفتري سیاست دکارمندانو ترمنځ شخړي رامنځ ته کوي، اصلي کار به پاته وي او ټول ورځ به دشخړو په حل تېریږي. غلط دفتري سیاست دهیڅ یو کارمند په ګټه نه دئ.

مسلکي دفتري مدیر باید کوښښ وکړي چي خپل صلاحیتونه په ښه ډول وکاروي او دکارمندانو ترمنځ دباور فضار رامنځ ته کړي. دغه هدف ته درسېدو له پاره پرانیستي بحثونه ښه نتیجه ورکوي، دبحث پر مهال باید هیڅوک خپل دټېم دغړي  بې ځایه دفاع ونه کړي، مسلکي او شخصي ژوند باید سره بېل سي. که په انټرنیټ کښي وګورئ، داسي ډېري کمپنیاني به پیدا کړئ چي دغلط سیاست له وجهي له ډېرو سختو مالي تاوانونو سره مخ سوي دي. نو تاسو باید همېشه کوښښ وکړئ چي په دفتر کښي  داسي یومثبت دفتري سیاست رامنځ ته کړئ چي دټولو په ګټه وي او غیبت ته زمینه جوړه نه سي.

پای

تهیه مسکن، کابل 

۱۳۹۴دعقرب ۱۱ مه